Sácales jugo a tus vacaciones de negocios

Aunque lo quisiéramos, no todos los viajes que realizamos son de placer, y seguro sabes que los viajes de negocios pueden representar un gran boquete en tu presupuesto anual si no los planeas correctamente. Sigue estas recomendaciones para reducir los gastos y disfrutar de este viaje de negocios como si fueran unas vacaciones.

Realiza un presupuesto realista. Piensa qué tipo de hotel será el ideal (¿necesitas que cuente con salón de juntas, internet inalámbrico o alguna característica especial?), si deberás rentar auto en tu destino, cuánto gastarás en cada comida, e incluso si tendrás tiempo de ocio.

 

Viajen juntos. ¿Saldrás con algún compañero de viaje? Procuren hacerlo el mismo día, así evitarán la variación de costos en boletos de avión, reservaciones y más.

¿Qué sí y qué no? Aprende qué gastos puedes reembolsar y cuáles no entran en las políticas de tu empresa. ¡Y no te olvides de pedir para viáticos!

 

Negociar, negociar, negociar. Cuando eres parte de una empresa grande, pueden negociar tarifas corporativas en algunos de los destinos más comunes de viajes de negocios. Es posible que algún hotel, Centro de Convenciones, aerolínea o arrendadora de autos llegue a un acuerdo contigo y te respete precios especiales si le garantizas cierto consumo cada año, y no dejes fuera los programas de viajero frecuente, ¡sí funcionan!

¡Planea con tiempo! Tanto los hoteles como las aerolíneas manejan precios mucho más económicos si haces tu reserva con anticipación; a veces las decisiones de viajes de última hora no son las más convenientes.

¿Y si lo haces virtual? Siempre existe la posibilidad de intentar una reunión virtual, por medio de teleconferencias, Skype u otras herramientas para viajes que no son esenciales, ¡así ahorrarás para los viajes de placer!

¡Usa la tecnología! Los procesos de reserva anticipada y de administración de gastos de viaje integrales en línea, entre otras herramientas, te pueden ahorrar hasta un 40% en tus gastos, ¡y hasta un 80% en tiempos de planeación!

Utiliza apps que te ayuden a maximizar tu rendimiento, ya sea en tiempos de traslados o control de gastos. CityMapper, por ejemplo, evitaría que rentes un auto en ciudades que cuentan con buenos sistemas de transporte público; GateGuru facilitará tus vuelos con un itinerario detallado con tiempos de espera, controles de seguridad, retrasos y más; XE Currency te convertirá en un experto en tipos de cambio en tiempo real; KnowRoaming usa una pequeña Global SIM Sticker que se conecta a las redes móviles del extranjero, ¡y es válida en 200 países!; y con Expensify evitarás los rollos a la vuelta del viaje, organizando tus gastos en efectivo y con tarjeta.

 

Y por último, súper importante: ¡realiza alianzas con una agencia de viajes! Platica con tu agente de viajes de preferencia, ellos pueden administrar los convenios con hoteles y aerolíneas, y además enriquecerán tus viajes con su experiencia, ahorrando tiempo, brindándote asistencia para la conciliación de gastos, creando viajes a tu medida y programas para grupos y convenciones, y mucho más.

Así que a planear, soñar, ¡y viajar de negocios!